Action Familiale : Tâches assurées par le service



• Secrétariat du Président :

- Ouverture du courrier du président et, en concertation avec lui, décisions sur les suites à donner ;
- Communication réciproque sur les contacts demandés ou à demander
- Rédaction, saisie et diffusion de la correspondance du président ;
- Prise de rendez-vous et suivi de son agenda.

• Relations avec les mouvements et associations :

- Mise à jour des fichiers des présidents de mouvements et d’associations ;
- Tenue des dossiers des associations ;
- Diffusion de toute information concernant la vie institutionnelle
- Réponses aux questions de tous ordres émanant des présidents et responsables associatifs;
- Aide au développement des associations ;
- Recherche d’associations nouvelles en vue d’agrément et accueil des demandes en ce sens ;
- Préparation des dossiers en vue de leur présentation à la commission de contrôle.
- Organisation des « conférences des mouvements » sur demande du président.

• Fonctionnement du conseil d’administration

- Convocation aux réunions (Conseil et bureau) et informations régulières, en relation avec la présidente ;
- Reprise et diffusion des comptes rendus, en relation avec la secrétaire de l’association ;
- Mise en œuvre de toutes les décisions du Conseil ;
- Suivi des relations avec les administrateurs (liaison avec le président, présence aux manifestations extérieures, renseignements…) ;
- Information des nouveaux administrateurs.

• Suivi des représentations familiales

- Tenue du fichier des représentants ;
- Appel à candidatures, tenue du calendrier des appels ;
- Organisation des désignations et des renouvellements par le conseil ;
- Information aux nouveaux représentants, présentation et signature de la charte ;
- Relations avec les instances ;
- Communication aux représentants de tout document en relation avec leur mandat.
- Suivi et règlement des éventuels litiges.

• C.C.A.S

- Dispositif particulier à l’occasion des renouvellements de leur conseil aux échéances municipales ;
- Collaboration à l’édition du guide UNAF et diffusion ;
- Suivi permanent pour remplacement des délégués au cas par cas ;
- Réponse aux demandes des délégués, de tout ordre ;
- Relations avec les mairies concernées.

• Liaison avec l’Union régionale (A.I des UDAF, URAF)

- Suivi des représentations régionales et de toutes autres actions (formations, événements...) initiées par l’union régionale, en lien avec UDAF 38 ;
- Relations avec les militants concernés.

• Communication

- Mise à jour du fichier partenaires ;
- Opération annuelle « carte de vœux » ;
- Relations avec la presse sur les dossiers institutionnels ;
- Réponse à toute autre demande de la presse (appel à témoins...) ;
- Organisation d’événements de relations publiques, s’il y a lieu ;
- Montage des dossiers de subvention ;
- Relations ponctuelles ou suivies avec les élus

• Médaille de la famille

- Secrétariat des candidatures
- Envoi des dossiers aux mairies, suivi de ces dossiers
- Relations avec le comité de sélection, l’association des médaillés et les administrations concernées.
- Organisation de la participation de la présidente ou des vice-présidents aux cérémonies de remise

• Accueil téléphonique du grand public sur le n° INFO FAMILLES ou en provenance du standard, et réponse à toutes sortes de renseignements « vie quotidienne »

• Tri et répartition des courriers relevant de l’action familiale ou du secrétariat de la présidence et du conseil.

• Suivi des listes électorales et des liens statutaires aux associations

- Correspondances pour appel (et rappel) des listes d’adhérents ;
- Saisie et traitement des éléments fournis par les associations et mouvements ;
- élimination des multi-appartenance ;
- édition du récapitulatif UNAF et des listes papier, et leur diffusion ;
- organisation et participation à la commission de contrôle
- suivi des cotisations des associations et mouvements
- calcul et versement du fonds spécial aux associations

• Préparation et suivi des assemblées générales de l’UDAF

- Organisation des débats et/ou interventions, éventuellement convocation de commissions préparatoires ;
- Convocation des associations adhérentes et des membres représentatifs de l’UDAF (inclus délégation du personnel, commissaire aux comptes...)
- Organisation du vote des associations : préparation des pouvoirs, des listes d’émargement, des bulletins de vote...
- Elaboration du rapport d’activités, conception, fabrication, envoi aux associations adhérentes selon le calendrier fixé.
- Rédaction du procès-verbal, tenue du registre statutaire.
- Communication à la Préfecture et à tout autre organisme des informations sur l’assemblée générale.

• Fonctionnement du conseil d’administration

- Organisation des élections et des désignations des administrateurs (suivi des périodes de mandats et des échéances de chacun) ;
- Tenue des dossiers de chaque administrateur (état-civil) ;
- Communication à la Préfecture et à tout autre organisme des informations sur le Conseil.

• Formations des administrateurs et des militants familiaux

- Recherche des formations appropriées ;
- Organisation et suivi des sessions en lien avec les administrateurs référents.

• Suivi des commissions statutaires et des commissions de réflexion

- Communication avec les responsables de commissions ;
- Saisie et diffusion des convocations et comptes rendus ;
- Tenue des fichiers des participants ;
- Présentation des documents de synthèse et suivi de leur diffusion ;
- Organisation des collations en cas de réunions groupées

• Liaison avec l’UNAF

- Suivi de toutes relations, statutaires ou non, avec l’UNAF ;
- Organisation des voyages et déplacements de tout événement organisé par l’UNAF ;
- Préparation des contributions de l’UDAF à la Conférence de la famille.

• Communication

- Externe :

Sollicitations des candidats aux différentes élections
Relations avec les partenaires et la presse sur tous les dossiers spécifiques (voir ci-dessous)
Location de salles : gestion du planning et des facturations

- Interne :

Mise à jour et diffusion du Vade-mecum du militant familial
Présentation de l’institution aux nouveaux membres du personnel et aux stagiaires

• Dossiers spécifiques définis par la convention d’objectifs et de moyens :

- Aide aux « aidants » familiaux
- Groupes de parole pour parents d’adolescents
- Redéploiement du service INFO FAMILLES
- Conférences grand public
- Préparation à la vie à deux
- Création du site internet de l’UDAF
- Accompagnement des personnes surendettées
- Fête des familles …

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